Extrait du Règlement Général sur la protection des données 

Engagement de discrétion

A l’issue de la session de formation, le formateur adresse à Madame HUGONNET son bilan pédagogique au sujet du déroulement de la formation comprenant :

• Le nom du référent formation de l’établissement d’accueil s’il est présent au bilan oral
• Le motif des absences des participants si tel est le cas
• Le résumé du bilan oral
• Son analyse concernant la dynamique de groupe, les avancées constatées et/ou envisagées aux regards des attentes et des objectifs de la formation pour les participants
• Ses remarques et suggestions au sujet de la session de formation

Ce bilan pédagogique veillera à ne comporter aucun commentaire subjectif ou diffusant l’identité d’un participant.

Le formateur s’engage plus largement à garantir son devoir de discrétion en ne divulguant aucune information de quelque nature et mode de communication que ce soit (Ex : réseaux sociaux, publicités et plaquettes, CV etc) concernant :

• Le lieu de formation
• Les personnes concernées : participants et personnels des établissements, identité des usagers…
• Le thème et le contenu de la formation
• L’ensemble des propos recueillis dans le cadre de la formation

Il ne peut conserver de documents qui mentionnent l’identité et/ou les écrits de participants qu’à des fins de justifications professionnelles demandées par les tutelles de certification et d’agrément DREETS, s’il intervient en qualité de formateur indépendant. Ces écrits ne concernent pas les dispositifs d’accompagnement personnalisés des personnes en situation de handicap qui sont strictement confidentiels et non conservés par le formateur à l’issue de la session de formation.

Il ne peut demander de coordonnées personnelles de participants que dans le cadre du suivi pédagogique de la session de la formation et qu’après accord de Madame HUGONNET. Il s’engage dans ce cas à ne pas les conserver à l’issue de la formation.

Connaissances de problématiques institutionnelles

Les conventions de formation signées des deux parties comportent la mention « Aucune information relative aux problématiques institutionnelles ne sera divulguée en dehors du cadre stricte de la formation » dans un souci d’information de la garantie de confidentialité et de discrétion.

Listing 

Les listings clientèles de comptabilité, d’adresses mails et de contacts téléphoniques sont enregistrés sous format Word et Excel et sont la propriété de BIEN ETRE Gérontologie et formation soumis aux règles de confidentialité. Ils ne font l’objet d’aucune commercialisation.

Le listing des adresses mails clientèles est mis à jour d’après vos demandes de devis et nos relations commerciales. Le client peut à tout moment informer BIEN ETRE Gérontologie et formation de son choix de se retirer du listing afin de ne plus recevoir de mails d’informations à l’adresse : catherine.hugonnet@free.fr. Le client ne fera alors plus partie du listing et ne recevra plus nos mails, notamment d’envois annuels du nouveau catalogue de l’année (au mois de septembre pour le catalogue de l’année suivante) et de nos vœux (au mois de janvier).

Fichier clientèle de suivi personnalisé

Il est tenu par Madame HUGONNET en format papier et se limite aux besoins institutionnels, propositions commerciales envoyées et à l’échéancier de suivi de rappel téléphonique ou courrier. Aucun fichier informatique n’est utilisé. Aucun commentaire non professionnel n’est mentionné.

Listing de gestion des sessions de formation programmées

Un mois avant le début de chaque session de formation et dans le cadre de sa préparation, est demandé notamment au référent formation de l’institution cliente par mail la liste des participants précisant leurs noms, prénoms et fonctions.  

Cette liste est transmise au formateur dans le cadre de la bonne organisation de son intervention et sert de base à l’élaboration des attestations de présence et de DPC adressées au référent formation de l’établissement client en fin de formation.

Le formateur, de statut salarié ou prestataire de service, est soumis aux conditions de confidentialité de BIEN ETRE Gérontologie et formation.

Les sessions de formation AFGSU, PSC1 et PRAP sont sanctionnées par des attestations et/ou certificats spécifiques qui nécessitent la demande par mail (en plus des noms et prénoms) des adresses et des dates et lieux de naissance des participants. Ces informations personnelles sont transmises aux prestataires en charge de l’élaboration des attestations et certificats. L’adresse du site internet du prestataire concerné est indiquée dans la convention de formation signée par le client et BIEN ETRE Gérontologie et formation. Le client peut ainsi consulter leurs conditions de traitement des données personnelles et de dépôts de cookies, totalement indépendantes de BIEN ETRE Gérontologie et formation qui se dégage de toute responsabilité les concernant.

Madame HUGONNET archive informatiquement les fiches d’évaluation des participants ayant suivi une formation, leurs attestations et certificats, leurs questionnaires d’évaluation des acquis ainsi que les bilans pédagogiques des formateurs dans le cadre de la législation relative aux organismes de formation et ce pour une période de 5 ans, à la suite de quoi ils sont supprimés. Aucun duplicata d’attestations et de certificats ne peut donc être délivré après ce délai.

Les informations recueillies relatives au suivi personnalisé des personnes en situation de handicap relèvent de ces mêmes dispositions.

Listing des fiches d’évaluation

Les fiches d’évaluation des participants font l’objet de statistiques annuelles globales diffusées sur le site internet de l’organisme : https://bienetregerontologie.fr et dans le catalogue de formation, conformément aux exigences de la certificat Qualiopi.

Les factures

Elles sont archivées par année dans le dossier « comptabilité».

Propriété intellectuelle

Les documents pédagogiques remis aux participants (dispositifs pédagogiques, programmes, supports pédagogiques) sont la propriété intellectuelle de BIEN ETRE Gérontologie et formation et protégés par le droit d’auteur, interdisant ainsi tout partage, vol, reproduction, représentation, totale ou partielle des supports sans autorisation préalable.

Le client signataire de la convention de formation s’engage pour lui-même, ses employés et collaborateurs, à respecter ce droit d’auteur.