Extrait du Règlement Général sur la protection des données 

Engagement de discrétion

A l’issue de la session de formation, le formateur adresse à Madame HUGONNET son bilan pédagogique au sujet du déroulement de la formation comprenant :

• Le nom du référent formation de l’établissement d’accueil s’il est présent au bilan oral
• Le motif des absences des participants si tel est le cas
• Le résumé du bilan oral
• Son analyse concernant la dynamique de groupe, les avancées constatées et/ou envisagées aux regards des attentes et des objectifs de la formation pour les participants
• Ses remarques et suggestions au sujet de la session de formation

Ce bilan pédagogique veillera à ne comporter aucun commentaire subjectif ou diffusant l’identité d’un participant.

Le formateur s’engage plus largement à garantir son devoir de discrétion en ne divulguant aucune information de quelque nature et mode de communication que ce soit (Ex : réseaux sociaux, publicités et plaquettes, CV etc) concernant :

• Le lieu de formation
• Les personnes concernées : participants et personnels des établissements, identité des usagers…
• Le thème et le contenu de la formation
• L’ensemble des propos recueillis dans le cadre de la formation

Il ne peut conserver de documents qui mentionnent l’identité et/ou les écrits de participants qu’à des fins de justifications professionnelles demandées par les tutelles de certification et d’agrément DREETS, s’il intervient en qualité de formateur indépendant. Ces écrits ne concernent pas les dispositifs d’accompagnement personnalisés des personnes en situation de handicap qui sont strictement confidentiels et non conservés par le formateur à l’issue de la session de formation.

Il ne peut demander de coordonnées personnelles de participants que dans le cadre du suivi pédagogique de la session de la formation et qu’après accord de Madame HUGONNET. Il s’engage dans ce cas à ne pas les conserver à l’issue de la formation.

Connaissances de problématiques institutionnelles

Les conventions de formation signées des deux parties comportent la mention « Aucune information relative aux problématiques institutionnelles ne sera divulguée en dehors du cadre stricte de la formation » dans un souci d’information de la garantie de confidentialité et de discrétion.

Listings

Les listings clientèles de comptabilité, d’adresses mails et de contacts téléphoniques sont enregistrés sous format Word et Excel et sont la propriété de BIEN ETRE Gérontologie et formation soumis aux règles de confidentialité. Ils ne font l’objet d’aucune commercialisation.

Le listing des adresses mails clientèles est mis à jour d’après vos demandes de devis et nos relations commerciales. Le client peut à tout moment informer BIEN ETRE Gérontologie et formation de son choix de se retirer du listing afin de ne plus recevoir de mails d’informations à l’adresse : catherine.hugonnet@free.fr. Le client ne fera alors plus partie du listing et ne recevra plus nos mails, notamment d’envois annuels du nouveau catalogue de l’année (au mois de septembre pour le catalogue de l’année suivante) et de nos vœux (au mois de janvier).

Fichier clientèle de suivi personnalisé

Il est tenu par Madame HUGONNET en format papier et se limite aux besoins institutionnels, propositions commerciales envoyées et à l’échéancier de suivi de rappel téléphonique ou courrier. Aucun fichier informatique n’est utilisé. Aucun commentaire non professionnel n’est mentionné.

Listing de gestion des sessions de formation programmées

Un mois avant le début de chaque session de formation et dans le cadre de sa préparation, est demandé notamment au référent formation de l’institution cliente par mail la liste des participants précisant leurs noms, prénoms et fonctions.  

Cette liste est transmise au formateur dans le cadre de la bonne organisation de son intervention et sert de base à l’élaboration des attestations de présence et de DPC adressées au référent formation de l’établissement client en fin de formation.

Le formateur, de statut salarié ou prestataire de service, est soumis aux conditions de confidentialité de BIEN ETRE Gérontologie et formation.

Les fiches d’évaluation des participants ayant suivi une formation, leurs attestations, certificats, questionnaires d’évaluation des acquis ainsi que les bilans pédagogiques des formateurs sont archivés informatiquement dans le cadre de la législation relative aux organismes de formation et ce pour une période de 5 ans, à la suite de quoi ils sont supprimés. Aucun duplicata d’attestations et de certificats ne peut donc être délivré après ce délai.

Les informations recueillies relatives au suivi personnalisé des personnes en situation de handicap relèvent de ces mêmes dispositions.

Les sessions de formation FGSU, SST et PRAP 2S sont sanctionnées par des attestations et/ou certificats spécifiques qui nécessitent la demande par mail (en plus des noms et prénoms des participants) d’informations personnelles transmises aux prestataires en charge de l’élaboration des attestations et certificats.

• FGSU : adresses, dates et lieux de naissance des participants.
• SST et PRAP 2S : dates de naissance des participants

Les conditions de traitement des données personnelles et de dépôts de cookies, totalement indépendantes de BIEN ETRE Gérontologie et formation qui se dégage de toute responsabilité les concernant, sont consultables sur demande par mail : catherine.hugonnet@free.fr ou bienetregerontologie@gmail.com.   

Listing des fiches d’évaluation

Les fiches d’évaluation des participants font l’objet de statistiques annuelles globales diffusées sur le site internet de l’organisme : https://bienetregerontologie.fr et dans le catalogue de formation, conformément aux exigences de la certificat Qualiopi.

Les factures

Elles sont archivées par année dans le dossier « comptabilité».

Propriété intellectuelle

Les documents pédagogiques remis aux participants (dispositifs pédagogiques, programmes, supports pédagogiques) sont la propriété intellectuelle de BIEN ETRE Gérontologie et formation et protégés par le droit d’auteur, interdisant ainsi tout partage, vol, reproduction, représentation, totale ou partielle des supports sans autorisation préalable.

Le client signataire de la convention de formation s’engage pour lui-même, ses employés et collaborateurs, à respecter ce droit d’auteur.

Passeport de prévention et collecte du numéro de sécurité sociale (NIR)

Dans le cadre de la loi n° 2021-1018 du 2 août 2021, notamment son article 6, qui a créé le Passeport de prévention et introduit l’article L. 4141-5 du Code du travail, les organismes de formation renseignent le Passeport de prévention pour les formations relatives à la santé et à la sécurité au travail qu’ils dispensent.

Afin de permettre cette déclaration dans le service dématérialisé du Passeport de prévention, certaines informations sont nécessaires pour identifier le participant et déclarer la formation, notamment :

• Le numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (NIR) du participant
• Son nom de naissance
• Le numéro SIRET de l’employeur, lorsque les modalités de déclaration le requièrent 

Le décret n° 2023-1073 du 20 novembre 2023 a modifié le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 afin d’autoriser notamment les organismes de formation à utiliser le NIR pour l’alimentation du Passeport de prévention.

Ainsi, BIEN ETRE Gérontologie et formation est autorisé à collecter et utiliser le NIR du participant afin d’effectuer la déclaration de sa formation dans le Passeport de prévention.

Cette collecte n’est donc pas une exigence propre à BIEN ETRE Gérontologie et formation : elle découle du dispositif légal et réglementaire du Passeport de prévention et des modalités de déclaration définies par le service officiel du Passeport de prévention.

Le NIR étant nécessaire à l’identification du participant dans le cadre de la déclaration, BIEN ETRE Gérontologie et formation ne pourra pas effectuer la déclaration de la formation dans le Passeport de prévention si le NIR nécessaire à cette déclaration ne nous est pas communiqué.

Conformément aux indications du portail officiel du Passeport de prévention, une trace de cette non-transmission pourra être conservée.

Cette information repose notamment sur les références officielles :

• Loi n° 2021-1018 du 2 août 2021, notamment son article 6
• Article L. 4141-5 du Code du travail, relatif au Passeport de prévention
• Décret n° 2019-341 du 19 avril 2019, relatif à l’utilisation du numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (NIR), notamment dans sa rédaction issue du décret n° 2023-1073
• Décret n° 2023-1073 du 20 novembre 2023, autorisant notamment l’utilisation du NIR par les organismes de formation pour l’alimentation du Passeport de prévention
• Décret n° 2022-1712 du 29 décembre 2022, relatif aux modalités de mise en œuvre du Passeport de prévention, dans sa rédaction en vigueur
• Les informations et modalités de déclaration publiées par le service officiel du Passeport de prévention – Ministère du Travail

Pour consulter les informations officielles :

• Passeport de prévention – Ministère du Travail
• Article L. 4141-5 du Code du travail – Légifrance
• Décret n°2023-1073 du 20 novembre 2023 – Légifrance

Droits des personnes

Les données collectées dans le cadre de la déclaration des formations au Passeport de prévention sont transmises au système d’information du Passeport de prévention conformément aux dispositions réglementaires applicables.

Pour les données ainsi transmises et enregistrées dans le Passeport de prévention, les personnes concernées peuvent exercer leurs droits auprès du responsable du traitement du Passeport de prévention, selon les modalités précisées dans sa politique de protection des données personnelles.

Pour plus d’informations sur le traitement de vos données personnelles et l’exercice de vos droits, vous pouvez consulter la politique de protection des données personnelles du Passeport de prévention [https://passeport-prevention.travail-emploi.gouv.fr/espace-public/protection-des-donnees-personnelles?]

Conformément aux conditions générales publiées sur le portail du Passeport de prévention « Employeurs et Organismes de formation », BIEN ETRE Gérontologie et formation s’engage à :

• Selon l’article 7 « Engagement des parties » 7.1 « Engagements des organismes de formation et des employeurs »

– se porter garant du respect de la conservation, de l’intégrité et de la confidentialité de son compte utilisateur

– ne pas communiquer de fausses informations

– ne pas utiliser l’identité d’un tiers dans le but d’obtenir illégalement et indûment un droit ou une prestation

– ne pas utiliser l’identité d’un tiers en vue d’obtenir des renseignements relatifs à ce dernier

• Selon l’article 11 « Confidentialité » 11.2 « Engagements »

– ne communiquer les informations confidentielles qu’aux membres de leur personnel qui sont dans la nécessité de les connaître

– ne pas utiliser les documents supports d’informations qui lui sont confiés à des fins autres que celles prévues par le portail

– prendre toutes mesures de protection nécessaires, notamment techniques et organisationnelles, pour empêcher la publication ou la divulgation des informations confidentielles à des tiers non autorisés ou bien empêcher leur détournement à des fins frauduleuses

– faire souscrire à leurs éventuels sous-traitants les précédents engagements

• Selon l’article 12 « Accessibilité et qualité des services » 2.2 « Sécurité des services »

– respecter les consignes de sécurité qui peuvent être mentionnées en tant que de besoin sur les Services aux fins d’assurer la sécurité de celle-ci et éviter les intrusions malveillantes

– ne pas altérer ou perturber l’intégrité du Site et/ou des données qui y sont contenues en y introduisant notamment des virus, chevaux de Troie, vers, ou tout autre programme susceptible de causer des dommages ou de porter atteinte aux données

• Selon l’article 13 « Modification des conditions générales »

– à accepter les CGU modifiées et applicables en vigueur à la date de l’utilisation du Service

Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de la formation et au respect de nos obligations légales et réglementaires. Les données transmises dans le cadre du Passeport de prévention sont conservées selon les durées définies par le dispositif du Passeport de prévention. À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées ou archivées conformément aux règles en vigueur.

Aucune donnée à caractère personnel n’est transférée vers un pays situé en dehors de l’Union européenne dans le cadre du présent traitement.

Selon l’article 9 « Conservation et consultation », BIEN ETRE Gérontologie et formation peut consulter par l’intermédiaire du Portail du Passeport de prévention les données relatives aux titulaires des attestations de formation ou justificatifs de réussite qu’il a lui-même renseignées.

Identité du responsable du traitement des données (demande initiale à l’employeur, saisie des données sur la plateforme Passeport de prévention dans le respect du cadre légal) : Madame HUGONNET Catherine, responsable de BIEN ETRE Gérontologie et formation.

Utilisation des outils d’intelligence artificielle

BIEN ETRE Gérontologie et formation encadre l’utilisation des outils d’intelligence artificielle par une charte dédiée, applicable aux salariés, formateurs et intervenants indépendants utilisant ces outils dans le cadre de leurs missions pour le compte de l’organisme.